Abyś mógł ustalić prawidłową wysokość zobowiązania podatkowego, musisz prowadzić odpowiednie księgi na podstawie zasad rachunkowych. W polskim systemie prawnym przewidziano dwa możliwe sposoby prowadzenia rachunkowości. Przy użyciu podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz za pomocą ksiąg rachunkowych. Zaznaczyć należy, że pomiędzy wskazanymi księgami podatkowymi nie ma sztywnego podziału. Podatnicy mają możliwość a czasem nawet obowiązek, przejścia z jednej formy na drugą.
Podatnicy zobligowani są do prowadzenia odpowiednich ewidencji w celu ustalenia dochodu lub straty. Będzie to podstawą do opodatkowania i ustalenia wysokości należnego podatku za konkretny rok podatkowy. Kryterium wskazujące, kiedy należy prowadzić księgi rachunkowe, a kiedy podatkową księgę przychodów i rozchodów, zostało wskazane w ustawie o rachunkowości.
Zgodnie z przepisami tejże ustawy obowiązek przejścia z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe w 2020 roku dotyczy:
- Osób fizycznych,
- spółek cywilnych osób fizycznych,
- spółek jawnych osób fizycznych
- oraz spółek partnerskich,
Powyższe dotyczy sytuacji, gdy przychody netto w danym roku będą większe od 2 000 000 euro. Kurs euro przelicza się na złote polskie po średnim kursie ogłoszonym przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok obrotowy, od którego należy rozpocząć dokonywanie zapisów w formie ksiąg rachunkowych.
Po przekroczeniu limitu w 2019 r. firmy będące na KPiR powinny przejść na pełne księgi rachunkowe z dniem 1 stycznia 2020 r.
O prowadzeniu ksiąg rachunkowych trzeba zawiadomić (pisemnie) urząd skarbowy w terminie do 31 grudnia roku poprzedniego. Zawiadomienie składamy tylko wtedy, gdy w poprzednim roku firma prowadziła podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR), a o przejściu od nowego roku na pełną księgowość zdecydowała dobrowolnie.
Firmy zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych z uwagi na przekroczenie limitu nie muszą informować o ich wprowadzeniu.
Przejście na księgi rachunkowe – rozpoczęcie prowadzenia ksiąg rachunkowych
Jednostki, które po raz pierwszy będą prowadziły księgi rachunkowe ze względu na przekroczenie limitu przychodów (lub dobrowolne podjęcie takiej decyzji), a dotychczas prowadziły podatkową księgę przychodów i rozchodów, powinny przejść poniższą procedurę. Biuro rachunkowe, które dysponuje wiedzą i doświadczeniem powinno sobie poradzić z tym zadaniem bez problemu.
- Zamknąć podatkową księgę przychodów i rozchodów na 31 grudnia 20XX (np. 2019)
- sporządzić inwentarz (wykaz aktywów i pasywów) na 31 grudnia 20XX (np. 2019
- otworzyć księgi rachunkowe na 1 stycznia 20XX (np. 2020)
- opracować politykę rachunkowości jednostki,
- wprowadzić bilans otwarcia do ksiąg rachunkowych
- zaktualizować dane o rodzaju prowadzonej ewidencji rachunkowej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Można także złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie aktualizujące NIP-2.
Krok 1: zamknąć podatkową księgę przychodów i rozchodów na 31 grudnia 20XX (np. 2019)
Zamknięcie księgi podatkowej, w świetle rozporządzenia MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, polega na:
- Przeprowadzeniu na koniec roku obrotowego spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów oraz wpisaniu wyników tego spisu do księgi,
- ujęciu w księdze wszystkich dowodów księgowych,
- podsumowaniu wszystkich kolumn księgi.
Krok 2. Sporządzenie inwentarza (wykazu aktywów i pasywów) na 31 grudnia 20XX ( np. 2019).
Jeżeli przechodzisz KPiR na pełną księgowość, nie zapomnij sporządzić inwentarza, czyli wykazu aktywów i pasywów (art. 19 ust. 1 uor).
Jednostki, które np. od 1 stycznia 2020 r. będą prowadzić księgi rachunkowe zamiast księgi przychodów i rozchodów, sporządzają inwentarz na 31 grudnia 2019 r.
Sporządzenie inwentarza powinna poprzedzić inwentaryzacja aktywów i pasywów oraz ich wycena. W tym celu niezbędne jest podsumowanie wszystkich kolumn księgi. Przeprowadza się także spis z natury towarów i materiałów oraz ustala wynik z prowadzonej działalności.
Inwentarz zaliczany jest do ksiąg rachunkowych. Stanowi on tzw. pierwszą księgę rachunkową, która jest podstawą otwarcia pozostałych ksiąg:
- dziennika,
- księgi głównej,
- ksiąg pomocniczych oraz
- zestawienia obrotów i sald.
Jednym z elementów wpływających w sposób bezpośredni na dochód jest wartość spisu z natury na początek i koniec okresu, za który dochód jest ustalany. Obowiązek sporządzania spisu z natury wynika z przyjęcia uproszczeń w prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Sporządzenie spisu z natury na początek i koniec okresu, za który ustala się dochód, umożliwia ustalenie zmiany stanu zapasów w postaci towarów handlowych i materiałów.
Sporządzony i zatwierdzony inwentarz jest podstawą sporządzenia bilansu otwarcia i prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych.
Krok 3. Otwarcie ksiąg rachunkowych na 1 stycznia 20XX (np.2020 ).
Księgi rachunkowe to zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą: dziennik, księgę główną, księgi pomocnicze, zestawienia:
- Obrotów i sald kont księgi głównej,
- sald kont ksiąg pomocniczych,
- wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Księgi rachunkowe należy prowadzić dla każdego roku obrotowego oddzielnie.
Jednostki, które zamykają podatkową księgę przychodów i rozchodów na 31 grudnia 2019 r. i mają obowiązek od nowego roku (2020) przejść na księgi rachunkowe, otwierają księgi rachunkowe na dzień 1 stycznia 2020 r., przy czym mogą to uczynić do 15 stycznia 2020 r.
Otwarcie ksiąg rachunkowych to inaczej rozpoczęcie prowadzenia bieżącej ewidencji w księgach rachunkowych. Otwarcie to polega na naniesieniu sald początkowych poszczególnych składników aktywów i pasywów na podstawie bilansu otwarcia. Dla jednostek, które do tej pory prowadziły podatkową księgę przychodów i rozchodów, bilansem otwarcia jest inwentarz.
Pozycje inwentarza powinny stanowić odpowiedniki lub rozwinięcia poszczególnych pozycji bilansu otwarcia. Oznacza to, że w inwentarzu wykazuje się poszczególne pozycje osobno. Odrębnie wykazuje się wartość początkową środków trwałych oraz osobno odpisy umorzeniowe od środków trwałych. Analogicznie pozycje inwentarza wprowadza się do ksiąg rachunkowych.
Krok 4. Opracowanie polityki rachunkowości jednostki.
Sporządzając politykę rachunkowości, jednostka powinna zapewnić wyodrębnienie wszystkich zdarzeń istotnych dla oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności.
Politykę rachunkowości należy tworzyć w celu przyjęcia własnych zasad prowadzenia rachunkowości, oczywiście zgodnie z ustawą o rachunkowości. Przy jej opracowaniu można posłużyć się wzorcowymi przykładami, które powinny być jedynie punktem wyjścia do stworzenia własnych zasad. Rozwiązania zawarte we wzorcowych zasadach (wzorcowy plan kont) można stosować tylko w takim zakresie, w jakim dotyczą one danej jednostki. Jednostki gospodarcze są różnorodne i ogólne zasady prowadzenia rachunkowości nie mogą być zastosowane do wszystkich jednostek.
Każda jednostka musi posiadać dokumentację przyjętych zasad rachunkowości. Powinieneś ją przygotować jeszcze przed otwarciem ksiąg rachunkowych, bowiem to w niej będą opisane zasady wyceny aktywów i pasywów oraz sposób prowadzenia ksiąg, które będą otwierane.
W dokumentacji polityki rachunkowości musisz przedstawić co najmniej następujące dane:
- Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych – w przypadku podatników podatku dochodowego od osób fizycznych rokiem obrotowym będzie zwsze rok kalendarzowy;
- metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, w zakresie, w jakim ustawa o rachunkowości pozostawia prawo wyboru; są one ważne, dlatego że ustalenie wartości niektórych aktywów i pasywów na podstawie danych z PKPiR jest bardzo trudne. Zasady zawarte w tej części będą podstawą do wyceny pozycji z inwentarza, a więc do wprowadzenia bilansu otwarcia;
- sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym wybór oprogramowania komputerowego, zakładowego planu kont, który obejmuje wykaz kont księgi głównej (syntetycznych), przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń oraz zasady prowadzenia ksiąg pomocniczych (konta analityczne) i ich powiązania z kontami księgi głównej. Tu trzeba zaplanować między innymi jak szczegółowo będzie prowadzona ewidencja, czy będą odrębne konta dla Kasy czy operacje gotówkowe będą ujmowane na koncie rozrachunków z właścicielami, jak szczegółowa będzie ewidencja nabywanych materiałów i towarów, czy będzie prowadzona w zakresie zapasów ewidencja magazynowa czy zapasu będą od razu w chwili zakupu odpisywane w koszty itd.,
- opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów;
- miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych – czy są prowadzone we własnym zakresie czy powierzone podmiotowi zewnętrznemu – trzeba pamiętać, że konieczna jest tu aktualizacja danych w CEIDG lub KRS w przypadku spółek tam wpisanych.
- Wynik finansowy może być przedstawiony w wariancie porównawczym lub kalkulacyjnym. Wybór między nimi jest determinowany informacjami o przychodach i kosztach, jakie jednostka uzyskuje. Informacje te różnią się w zależności od zastosowanego planu kont. Musisz więc podjąć decyzję o tym, czy koszty będą ujmowane:
- na kontach zespołu, 4, czyli tylko w układzie rodzajowym
- na kontach zespołu, 5, czyli według typów działalności,
- zarówno na kontach zespołu 4 i 5, czyli najpierw według rodzaju, a następnie z podziałem na typy działalności.
Krok 5. Wprowadzenie bilansu otwarcia do ksiąg rachunkowych
Kolejnym obowiązkowym elementem jest sporządzenie bilansu otwarcia. Bilans to zestawienie środków gospodarczych (aktywów) oraz źródeł ich finansowania (pasywów) sporządzone na dany dzień.
Aktywa i pasywa przedstawiają ten sam majątek jednostki gospodarczej z różnej perspektywy. Dlatego też przy sporządzaniu bilansu obowiązuje zasada równowagi bilansowej, zgodnie z którą ogólna kwota aktywów musi być równa łącznej sumie pasywów. Bilans otwarcia sporządzamy na podstawie wcześniej przygotowanego inwentarza.
Ostatnim krokiem jest otwarcie kont księgowych poprzez wprowadzenie określonych w drodze inwentarza sald początkowych i sporządzenie bilansu otwarcia. Wykazane na dzień 1 stycznia 2020 r. aktywa i pasywa wykazane w inwentarzu wprowadza się do ksiąg rachunkowych na podstawie sporządzonego dowodu PK – „Polecenie księgowania”.
Takie otwarcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić w ciągu 15 dni od początku roku obrotowego, czyli najczęściej do 15 stycznia.
Ale oczywiście pod datą 1 stycznia 2020 r. Równolegle do otwarcia kont księgi głównej (kont syntetycznych) należy dokonać otwarcia kont ksiąg pomocniczych (kont analitycznych), które służą uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisu kont księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w porządku systematycznym jako wyodrębniony system kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
Sposób, zakres i szczegółowość, z jaką ma być prowadzona ewidencja analityczna, powinny wynikać z potrzeb jednostki i znaleźć odzwierciedlenie w jej zakładowym planie kont.
Krok 6. Aktualizacja wpisu do ewidencji gospodarczej.
Po przejściu na księgi rachunkowe należy zaktualizować dane o rodzaju prowadzonej ewidencji rachunkowej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub poprzez złożenie w urzędzie skarbowym zgłoszenia aktualizującego NIP-2.
Pamiętajmy, że aktualizacja tych danych to także realizacja obowiązku wynikającego z art. 11a uor. Bowiem w przypadku prowadzenia ksiąg poza siedzibą kierownik jednostki zobowiązany jest powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki (oddziału, zakładu) oraz zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki bądź jej oddziale (zakładzie).
Jeżeli masz firmę, którą chcesz przenieść na pełną księgowość, to skontaktuj się ze mną.