Obsługa kadrowo-płacowa

• Obsługa płac

• Bieżąca obsługa korespondencji urzędowej z ZUS oraz innymi instytucjami,
• Naliczanie i odliczanie dodatkowych składowych wynagrodzenia tj. dodatków, odpraw, premii, ekwiwalentów urlopowych, zasiłków chorobowych oraz opiekuńczych.
• Przygotowywanie i wysyłka deklaracji i raportów miesięcznych do ZUS
• Kompletowanie i przygotowywanie dokumentów niezbędnych do otrzymania zasiłku chorobowego lub opiekuńczego,
• Elektroniczna obsługa zwolnień lekarskich
• Bieżąca kontrola terminu płatności składek i zaliczek ubezpieczeniowych
• Przygotowywanie listy płac z dodatkowymi informacjami wg. wytycznych klienta
• Zgłoszenia i aktualizacje danych pracowników do ubezpieczeń społecznych lub zdrowotnych m.in. rejestracji w ZUS, wyrejestrowania z ZUS.
• Korekty związane z wypłacaniem zasiłków chorobowych
• Opracowywanie zestawień dotyczących zaliczek miesięcznych z tytułu podatku dochodowego PIT4
• Sporządzanie kart wynagrodzeń pracowników

Usługi kadrowe

• Skompletowanie niezbędnych dokumentów wymaganych przy zatrudnieniu pracownika
• Prowadzenie teczek osobowych pracowników, zleceniobiorców oraz ich aktualizacja w trakcie zatrudnienia
• Sporządzanie umów o pracę, umów zlecenie, umów o dzieło, aneksów oraz innych B2B
• Formalne rozwiązywanie stosunku pracy wraz ze sporządzeniem i wydaniem świadectwa pracy
• Przygotowanie niezbędnych regulaminów regulujących prawa i obowiązki pracowników
• Rozliczanie czasu pracy pracowników
• Prowadzenie kartoteki urlopowej
• Monitoring aktualności badań lekarskich pracowników, szkoleń BHP, innych czasowych uprawnień niezbędnych do wykonywania zawodu

Wynagrodzenia za pracę wypłacane przez pracodawcę są kosztem uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne pod warunkiem, że zostały wypłacone w terminie zawartym w umowie. Oznacza to, że pracownik posiadający umowę o pracę z terminem płatności wynagrodzenia do 10 go dnia miesiąca, nie może otrzymać wypłaty po tym terminie. Jeżeli tak się stanie, pracodawca nie może wliczyć do kosztów uzyskania przychodu wypłaconego wynagrodzenia w bieżącym miesiącu. Powyższą kwestię reguluje zasada memoriałowa.

Warto zatem zadbać o terminowość wypłat pracowniczych, jeżeli chcemy mieć koszt podatkowy.

Od tego roku obowiązuje nowy przepis dotyczący zgłaszania wszystkich umów o dzieło. Umowy zawarte od 1 stycznia 2021 r. trzeba wykazać w formularzu RUD (Zgłoszenie umowy o dzieło). Należy go złożyć w ciągu 7 dni od zawarcia umowy. Formularz RUD można przekazać elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.

Kogo nie dotyczy obowiązek zgłaszania

Zgodnie z art. 22 ((Dz.U. 2020 poz. 568) płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło informuje Zakład o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Kary

Za brak przesłania informacji o zawarciu umowy o dzieło do ZUS-u grozi kara grzywny do 5 tys. zł dla przedsiębiorcy.

Zgodnie z art. 291 Kodeksu pracy zaległy urlop przedawnia się po 3 latach. Tego okresu nie można ani skrócić, ani wydłużyć. Art. 168 Kodeksu Pracy mówi, że urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Przykład

Pracownik, w 2020 r. nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego, może wykorzystać ten urlop, jako urlop zaległy, w roku następnym (2021 r.). Pracodawca powinien udzielić pracownikowi takiego urlopu najpóźniej do 30 września 2021 r. Pracodawca nie udzielając zaległego urlopu w tym terminie, narusza obowiązujące przepisy. Jednakże ta sytuacja nie sprawia, że pracownik traci prawo do zaległego urlopu. Od 30 września 2021 r. rozpocznie się bieg 3-letniego okresu przedawnienia prawa pracownika do niewykorzystanego urlopu. Tym samym prawo do zaległego urlopu przedawni się 30 września 2024 r.

Mogłoby się wydawać, że zaświadczenie o zarobkach jest czymś oczywistym i uregulowanym prawnie. Jak się jednak okazuje w świetle obowiązującego prawa, pracodawca nie musi takiego zaświadczenia wydawać.

Jedyny przypadek, gdy wydanie takiego zaświadczenia / wniosku jest obowiązkowe dla pracodawcy, to obowiązek wydawania zaświadczenia o zarobkach został przewidziany jedynie w art. 125 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U.2013.1440 j.t.). Zgodnie z tym przepisem, pracodawca jest zobowiązany wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Zaświadczenie to wydawane jest w postaci tzw. druku ZUS RP-7.

Gdyby jednak pracodawca nie chciał wystawić takiego zaświadczenia, powołując się na brak regulacji prawnej, to z pomocą przychodzi Sąd Najwyższy. W postanowieniu z dnia 16 września 1999 r. (sygn. akt I PKN 331/99) pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej (art. 2 § 1 i 476 § 1 KPC). Oznacza to, konieczność respektowania przez pracodawcę uzasadnionego interesu pracownika, przejawiającego się w konieczności uzyskania takiego zaświadczenia na potrzeby konkretnych sytuacji życiowych.