Obsługa kadrowo-płacowa

Kompleksowa i fachowa obsługa kadrowo-płacową to doświadczenie i wiedza. Zdobywałam ją, zajmując się sprawami kadrowymi w firmach zatrudniających dziesiątki osób. Doskonale rozumiem, jak ważne jest pilnowanie najważniejszych terminów i bieżących rozliczeń pracowniczych. Potrafię skutecznie zadbać o interesy firmy, ale także o rzetelność realizacji wymaganych procedur. Decydując się na moje usługi księgowe w Krakowie, zyskujecie Państwo profesjonalistkę w utrzymywaniu zdrowych relacji pracowniczych.

Kadry i płace

Wbrew pozorom, to nie księgowość, ale zarządzanie kapitałem ludzkim zajmuje najwięcej czasu.  Ilość formalności związanych z obsługą pracowników przyprawia o ból głowy nie tylko pracodawcę, ale również kadrową. Wypracowane przez lata modele skutecznego zarządzania sprawami kadrowo-płacowymi, pozwoliły mi zoptymalizować pracę w taki sposób, aby była ona przyjemnością. ZUS i biegnące terminy, urlopy, umowy czy wynagrodzenia już nie stanowią problemu. Specjalistyczne oprogramowanie i wiedza pozwala na skuteczne zarządzanie całą biurokratyczną maszyną kadrowo-płacową. Pracodawca zostaje zwolniony…ale tylko z uciążliwości i problemów, jakich się pozbywa dzięki mnie.

Wykaz usług oraz informacje dodatkowe

Usługi kadrowo-płacowe
  • Obsługa płac
  • Bieżąca obsługa korespondencji urzędowej z ZUS oraz innymi instytucjami,
  • Naliczanie i odliczanie dodatkowych składowych wynagrodzenia tj. dodatków, odpraw, premii, ekwiwalentów urlopowych, zasiłków chorobowych oraz opiekuńczych.
  • Przygotowywanie i wysyłka deklaracji i raportów miesięcznych do ZUS
  • Kompletowanie i przygotowywanie dokumentów niezbędnych do otrzymania zasiłku chorobowego lub opiekuńczego,
  • Elektroniczna obsługa zwolnień lekarskich
  • Bieżąca kontrola terminu płatności składek i zaliczek ubezpieczeniowych
  • Przygotowywanie listy płac z dodatkowymi informacjami wg. wytycznych klienta
  • Zgłoszenia i aktualizacje danych pracowników do ubezpieczeń społecznych lub zdrowotnych m.in. rejestracji w ZUS, wyrejestrowania z ZUS.
  • Korekty związane z wypłacaniem zasiłków chorobowych
  • Opracowywanie zestawień dotyczących zaliczek miesięcznych z tytułu podatku dochodowego PIT4
  • Sporządzanie kart wynagrodzeń pracowników
Usługi kadrowe
  • Skompletowanie niezbędnych dokumentów wymaganych przy zatrudnieniu pracownika
  • Prowadzenie teczek osobowych pracowników, zleceniobiorców oraz ich aktualizacja w trakcie zatrudnienia
  • Sporządzanie umów o pracę, umów zlecenie, umów o dzieło, aneksów oraz innych B2B
  • Formalne rozwiązywanie stosunku pracy wraz ze sporządzeniem i wydaniem świadectwa pracy
  • Przygotowanie niezbędnych regulaminów regulujących prawa i obowiązki pracowników
  • Rozliczanie czasu pracy pracowników
  • Prowadzenie kartoteki urlopowej
  • Monitoring aktualności badań lekarskich pracowników, szkoleń BHP, innych czasowych uprawnień niezbędnych do wykonywania zawodu
Wynagrodzenia pracowników, a koszty uzyskania przychodu

Wynagrodzenia za pracę wypłacane przez pracodawcę są kosztem uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne pod warunkiem, że zostały wypłacone w terminie zawartym w umowie. Oznacza to, że pracownik posiadający umowę o pracę z terminem płatności wynagrodzenia do 10 go dnia miesiąca, nie może otrzymać wypłaty po tym terminie. Jeżeli tak się stanie, pracodawca nie może wliczyć do kosztów uzyskania przychodu wypłaconego wynagrodzenia w bieżącym miesiącu. Powyższą kwestię reguluje zasada memoriałowa.

Warto zatem zadbać o terminowość wypłat pracowniczych, jeżeli chcemy mieć koszt podatkowy.

Umowa o dzieło od 2021 roku

Od tego roku obowiązuje nowy przepis dotyczący zgłaszania wszystkich umów o dzieło. Umowy zawarte od 1 stycznia 2021 r. trzeba wykazać w formularzu RUD (Zgłoszenie umowy o dzieło). Należy go złożyć w ciągu 7 dni od zawarcia umowy. Formularz RUD można przekazać elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.

Kogo nie dotyczy obowiązek zgłaszania

Zgodnie z art. 22 ((Dz.U. 2020 poz. 568) płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło informuje Zakład o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Kary

Za brak przesłania informacji o zawarciu umowy o dzieło do ZUS-u grozi kara grzywny do 5 tys. zł dla przedsiębiorcy.

Kiedy urlop ulega przedawnieniu?

Zgodnie z art. 291 Kodeksu pracy zaległy urlop przedawnia się po 3 latach. Tego okresu nie można ani skrócić, ani wydłużyć. Art. 168 Kodeksu Pracy mówi, że urlopów należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Przykład

Pracownik, w 2020 r. nie wykorzystał urlopu wypoczynkowego, może wykorzystać ten urlop, jako urlop zaległy, w roku następnym (2021 r.). Pracodawca powinien udzielić pracownikowi takiego urlopu najpóźniej do 30 września 2021 r. Pracodawca nie udzielając zaległego urlopu w tym terminie, narusza obowiązujące przepisy. Jednakże ta sytuacja nie sprawia, że pracownik traci prawo do zaległego urlopu. Od 30 września 2021 r. rozpocznie się bieg 3-letniego okresu przedawnienia prawa pracownika do niewykorzystanego urlopu. Tym samym prawo do zaległego urlopu przedawni się 30 września 2024 r.

Uznaniowe zaświadczenie o zarobkach

Mogłoby się wydawać, że zaświadczenie o zarobkach jest czymś oczywistym i uregulowanym prawnie. Jak się jednak okazuje w świetle obowiązującego prawa, pracodawca nie musi takiego zaświadczenia wydawać.

Jedyny przypadek, gdy wydanie takiego zaświadczenia / wniosku jest obowiązkowe dla pracodawcy, to obowiązek wydawania zaświadczenia o zarobkach został przewidziany jedynie w art. 125 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U.2013.1440 j.t.). Zgodnie z tym przepisem, pracodawca jest zobowiązany wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Zaświadczenie to wydawane jest w postaci tzw. druku ZUS RP-7.

Gdyby jednak pracodawca nie chciał wystawić takiego zaświadczenia, powołując się na brak regulacji prawnej, to z pomocą przychodzi Sąd Najwyższy. W postanowieniu z dnia 16 września 1999 r. (sygn. akt I PKN 331/99) pracownik może dochodzić przed sądem pracy nakazania udzielenia informacji mających istotne znaczenie dla jego sytuacji pracowniczej (art. 2 § 1 i 476 § 1 KPC). Oznacza to, konieczność respektowania przez pracodawcę uzasadnionego interesu pracownika, przejawiającego się w konieczności uzyskania takiego zaświadczenia na potrzeby konkretnych sytuacji życiowych.

Ważne terminy podatkowe

do 7 dnia każdego miesiąca rozliczają się podatnicy będący na karcie podatkowej;

do 20 dnia każdego miesiąca płaci się zryczałtowany podatek od przychodów ewidencjonowanych;

do 20 dnia każdego miesiąca wpłaca się zaliczki na podatek dochodowy od osób prowadzących działalność gospodarczą na zasadach ogólnych;

do 20 dnia każdego miesiąca wpłaca się zaliczki na podatek dochodowy od osób prawnych;

do 25 dnia każdego miesiąca rozlicza się podatek VAT i składa formularz JPK_V7M. *nie dotyczy podatników rozliczających się kwartalnie.

do 25 dnia miesiąca następującego po tym, w którym zaistniał obowiązek składania informacji podsumowującej VAT-UE (wersja elektroniczna) rozlicza się VAT UE za miesiąc poprzedni. 

Ważne terminy księgowe – składki ZUS

do 5 dnia każdego miesiąca odprowadzają składki jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe;

do 15 dnia każdego miesiąca odprowadzają składki płatnicy posiadający osobowość prawną, m.in.: spółki kapitałowe (spółki akcyjne i spółki z o.o.), spółdzielnie, stowarzyszenia, fundacje, jednostki samorządu terytorialnego, uczelnie wyższe, Kościoły, ZUS, ZOZ, itp;

do 20 dnia każdego miesiąca odprowadzają składki pozostali płatnicy składek, a więc płatnicy opłacający wyłącznie składki na własne ubezpieczenia (np. wspólnicy spółek), przedsiębiorcy i inne podmioty nieposiadające osobowości prawnej, które zatrudniają innych ubezpieczonych, w tym spółki osobowe (tj. spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne);