Kilka słów wstępu

Długoterminowe, profesjonalne planowanie inwestycjiJedną z najważniejszych korzyści pełnej księgowości, jest przejrzystość operacji finansowych. Daje to możliwość wygenerowania raportów i sprawozdań finansowych, na podstawie których przedsiębiorca może dokonywać wewnętrznego audytu kosztów, wydatków i źródeł przychodów.

Poniżej przedstawimy na przykładzie, w jaki sposób tak szczegółowe informacje przedstawione w sprawozdaniu finansowym, doprowadziły do redukcji kosztów i wydatków, ale co najważniejsze zwiększeniu przychodów. Nasz przykład oprzemy na porównaniu możliwości analitycznych na podstawie księgowości uproszczonej, czyli Księgi Przychodów i Rozchodów.

Opis firmy

Była to firma produkcyjna, która zatrudniała 9 pracowników i była obecna na rynku od 6 lat. Posiadała stałych odbiorców i stałych dostawców. Pomimo osiągania wysokich obrotów, przychód firmy nie był zadowalający. Dodatkowo rosły zobowiązania finansowe, a pracownicy od 6 lat pracowali, pobierając to samo wynagrodzenie. Firmy nie było stać na podwyżki, a wszelkie próby rozwoju oparte na kredytach i leasingach, kończyły się pogłębianiem problemów. Szefostwo firmy uświadomiło sobie, że coś jest nie tak.

KPiR vs. księga handlowa

Poproszono księgową o przedstawienie zestawień, uwzględniających koszty działalności podstawowej, wartość sprzedaży netto oraz zestawienie należności i zobowiązań. Księgowa oznajmiła z rozbrajającą szczerością, że takich danych nie posiada. Powodem była oczywiście księgowość oparta na KPiR. Szef firmy księgowym nie był i uważał, że takie dane powinny być w systemie i zależą one od programu księgowego, a nie sposobu księgowania. Mylił się. Problemem był właśnie sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, a nie oprogramowanie.

Firma zdecydowała, że tak dalej być nie może i aby móc faktycznie wyciągnąć jakiekolwiek wnioski, potrzebują danych i to w formie sprawozdań finansowych i wyciągów analitycznych. Jedyną opcją była zmiana sposobu księgowania dokumentów. To oznaczało przejście na pełną księgowość w nowym roku podatkowym.

Pierwsze wnioski

Po pierwszym kwartale nowego roku podatkowego, a tym samym pierwszym kwartale prowadzonej pełnej księgowości, właściciel firmy poprosił o dane i zestawienia, których potrzebował od samego początku.

Okazało się, że marża na towary była czasami poniżej kosztów operacyjnych. Składało się na to wiele czynników, takich jak koszty transportu komponentów produkcyjnych, brak kontroli nad ilością sprzedawanych i kupowanych towarów. To zmuszało firmę do magazynowania niektórych komponentów w nadmiarze, podczas gdy innych brakowało.

Problemem była także sprzedaż towarów, których nie ma, a być powinny. Przez brak centralnego magazynu księgowego, dochodziło do sytuacji sprzedaży towaru, by później w popłochu go produkować i ściągać brakujące elementy w trybie ekspresowym. To generowało dodatkowe i kompletnie bezsensowne koszty. Brak prowadzonego magazynu pokazał, ile błędnych transakcji rotujących na rentowność firmy można dokonać, nie mając bieżącego podglądu i kontroli nad wszelkimi procesami zachodzącymi w gospodarce towarowo-magazynowej.

Kolejnym wykrytym problemem był niewykorzystany potencjał samochodów firmowych wziętych w leasing. Raty leasingowe były zbyt wysokie, a wykorzystanie samochodów zbyt małe. Często tylko 1/3 aut była wykorzystywana w firmie podczas usług serwisowych, czy wyjazdów handlowych. Reszta pojazdów zapełniała parking firmowy, rotując koszty utrzymania tj. ubezpieczenia, badania techniczne, zmiana opon itp. Dochodziło również do sytuacji nadużywania przez pracowników możliwości korzystania z aut firmowych np. na prywatne wyjazdy wakacyjne. Poniesione koszty działalności operacyjnej, księgowane na kontach kosztów rodzajowych, po sporządzanym rachunku zysków i strat, wykazały te nieprawidłowości. Tak więc poziom kosztów eksploatacyjnych rósł w zawrotnym tempie, a poziom zwrotu w postaci zysku netto szczuplał.

Podsumowanie

Jak widać na powyższych przykładach, firma dzięki zamianie sposobu księgowania dokumentów dokonała szeregu odkryć w zakresie nieefektywności w działaniu określonych sektorów przedsiębiorstwa. Po wprowadzeniu niezbędnych zmian w zarządzaniu procesami w firmie, na podstawie danych analitycznych, firma zaczęła korzystać z zysku, który do tej pory teoretycznie generowała.

Wszystko zmierzało w coraz lepszym kierunku, co nie umknęło uwadze inwestorów, ale o tym możecie przeczytać w kolejnej części korzyści płynących z pełnej księgowości . Będziemy mówić o wycenie majątku firmy i dalszych losach naszej firmy produkcyjnej.

Zainteresowany współpracą?

Serdecznie zapraszam do kontaktu.

    Zadzwoń i dowiedz się więcej

    +48 510 – 512 – 810

    Napisz maila lub skorzystaj z formularza

    justyna@ksiegowa-krakow.pl